Privacyverklaring

Retourkoop gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens. In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarvoor we ze gebruiken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Kort samengevat: we verwerken wat nodig is om je bestelling af te handelen, en statistiek- en marketingcookies plaatsen we alleen met jouw toestemming.

Laatst bijgewerkt: 8 september 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

Retourkoop (handelsnaam van De Hiep E-Commerce v.o.f.), gevestigd aan Niels Bohrweg 171, 3542 CA Utrecht (KvK 74843982), is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking die in deze verklaring wordt beschreven. Vragen? Mail info@retourkoop.nl.

2. Welke gegevens verwerken we?

Als je een bestelling plaatst, verwerken we:

• je voor- en achternaam;
• je bezorgadres;
• je e-mailadres;
• je telefoonnummer (alleen als je dat opgeeft, voor bezorgupdates);
• je ordergegevens: bestelde producten, bestelnummer, orderbedrag en betaalstatus.

Je betaalgegevens (zoals je rekening- of kaartnummer) verwerken wij niet zelf. De betaling verloopt rechtstreeks via onze betaalprovider Pay.nl. Neem je contact met ons op per e-mail, dan bewaren we die correspondentie om je vraag te kunnen beantwoorden.

Meld je je aan voor de nieuwsbrief, dan verwerken we je e-mailadres en je aanmeldvoorkeur. Geef je via de cookiebanner toestemming voor statistiek- of marketingcookies, dan verwerken we ook gegevens over je websitebezoek, zoals bekeken pagina’s en producten, apparaat- en browserinformatie en een ingekort (geanonimiseerd) IP-adres. In hoofdstuk 8 lees je precies welke cookies dat zijn.

Vul je het contact- of partnerformulier in, dan verwerken we wat je daar invult (naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres en je bericht) om je aanvraag te beantwoorden.

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

• Orderafhandeling en bezorging: het verwerken van je bestelling, het versturen van een orderbevestiging per e-mail en het laten bezorgen van je pakket (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).
• Klantenservice: het beantwoorden van vragen en het afhandelen van retouren, garantie en klachten (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).
• Wettelijke administratie: het bewaren van ordergegevens voor onze fiscale administratie (grondslag: wettelijke verplichting).
• Nieuwsbrief: alleen als je je daarvoor aanmeldt, bijvoorbeeld bij het afrekenen (grondslag: toestemming). We bevestigen je aanmelding eerst per e-mail en je kunt je op elk moment afmelden via de link onderin elke nieuwsbrief.
• Reviewuitnodiging: na levering kan onze reviewpartner Kiyoh je namens ons een e-mail sturen met de vraag om je aankoop te beoordelen (grondslag: gerechtvaardigd belang). Hier kun je bezwaar tegen maken, zie hoofdstuk 7.
• Statistieken: met jouw toestemming meten we via Google Analytics hoe de website wordt gebruikt, met geanonimiseerd IP-adres, om de site te verbeteren (grondslag: toestemming). Daarnaast tellen we bezoeken cookieloos via Vercel Web Analytics, onze hostingpartij: er wordt niets in je browser opgeslagen, je wordt niet over bezoeken heen herkend en je IP-adres wordt niet bewaard (grondslag: gerechtvaardigd belang bij inzicht in het gebruik van de site).
• Marketing: met jouw toestemming koppelt onze e-mailpartner Klaviyo je websitegedrag aan je nieuwsbriefprofiel om aanbiedingen en aanmeldpopups relevanter te maken (grondslag: toestemming).

We nemen geen besluiten met rechtsgevolgen op basis van geautomatiseerde verwerking en we verkopen je gegevens nooit aan derden. Zonder jouw toestemming laden er geen statistiek- of marketingcookies; alleen de cookieloze bezoekerstelling van Vercel (zie hoofdstuk 8) staat altijd aan.

4. Met wie delen we je gegevens?

We delen je gegevens alleen met partijen die nodig zijn om onze webshop te laten werken, en alleen de gegevens die zij daarvoor nodig hebben:

• Pay.nl: afhandeling van je betaling;
• Monta en de bezorgdienst (PostNL of DPD): het aanmaken van het verzendlabel en de bezorging van je pakket;
• Supabase: opslag van order- en klantgegevens in onze database;
• Microsoft 365 (EU): onze e-mailomgeving voor klantenservice; je berichten aan info@retourkoop.nl en onze antwoorden worden daar bewaard;
• Vercel (VS/EU): hosting van deze website en de cookieloze bezoekerstelling via Vercel Web Analytics (zie hoofdstuk 8);
• Klaviyo (VS): het versturen van orderbevestigingen, verzendberichten en de nieuwsbrief en, alleen met jouw toestemming, de marketingcookies uit hoofdstuk 8;
• Google (Ierland/VS): bezoekersstatistieken via Google Analytics, alleen met jouw toestemming, en de kaart op onze contactpagina, die pas laadt nadat je daar zelf op klikt;
• Kiyoh (Nederland): het versturen van reviewuitnodigingen (je e-mailadres, naam en bestelnummer) en het verzamelen van klantbeoordelingen.
• Returnless (Nederland): het retourportaal waarmee je een retour aanmeldt en een retourlabel ontvangt (naam, e-mailadres, bestelnummer en de reden van je retour);
• Webgains (VK/EU): ons affiliate-netwerk; alleen met jouw toestemming voor marketingcookies meet Webgains of je via een partnerwebsite bij ons terechtkwam.

Met deze partijen maken we afspraken over de beveiliging en het gebruik van je gegevens. Waar mogelijk worden je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) opgeslagen. Voor partijen die gegevens in de Verenigde Staten verwerken (zoals Klaviyo, Google en Vercel) gebeurt de doorgifte op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of, waar dat niet van toepassing is, de EU-standaardcontractbepalingen.

5. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Ordergegevens en facturen: 7 jaar, vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• E-mailcorrespondentie: maximaal 2 jaar na afhandeling van je vraag, zodat we je bij een vervolgvraag goed kunnen helpen.
• Nieuwsbriefgegevens: totdat je je afmeldt.
• Cookies: per cookie verschillend; zie de tabel in hoofdstuk 8.

6. Hoe beveiligen we je gegevens?

De verbinding met onze website is versleuteld (HTTPS/TLS). Toegang tot klantgegevens is beperkt tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun werk, en onze systemen zijn met toegangsbeveiliging afgeschermd.

7. Jouw rechten

Onder de AVG heb je het recht om:

• in te zien welke gegevens we van je hebben (inzage);
• onjuiste gegevens te laten corrigeren (rectificatie);
• je gegevens te laten verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken, bijvoorbeeld tegen reviewuitnodigingen;
• je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
• een gegeven toestemming (zoals voor de nieuwsbrief of cookies) op elk moment in te trekken. Je cookiekeuze pas je aan via ‘Cookie-instellingen’ onderaan elke pagina.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Mail info@retourkoop.nl. We reageren binnen 1 werkdag en handelen je verzoek uiterlijk binnen 1 maand af. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Woon je in België, dan kun je ook terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.